Eventi digitali: istruzioni per l’uso

Cos’è e come si fa un evento digitale?

 

Con la pandemia anche gli eventi hanno traslocato online: conferenze e incontri di
lavoro sono diventati essenzialmente appuntamenti video, che hanno sostituito le
occasioni in presenza nel momento in cui non era possibile incontrarsi fisicamente, ma che resteranno con noi anche una volta che l’emergenza sarà terminata.

Questo perché sono molto efficaci e molto comodi: si possono organizzare ovunque con relativa facilità, e questa caratteristica li rende molto utili, ad esempio, per i professionisti che hanno clienti in città lontane, o che per qualsiasi ragione non possono spostarsi. L’evento digitale è quindi destinato a rimanere nel tempo.

 

Come ci si prepara a un evento digitale?

 

Anzitutto ponendo una particolare attenzione ai contenuti, ma soprattutto ai
destinatari: clienti attuali e potenziali, perché l’evento è un prodotto che serve anche ad allargare la nostra base di clientela. In che modo? Certamente può essere utile estendere l’invito anche a persone che non fanno parte della consueta cerchia di conoscenze: da lì si può avviare un contatto, una conversazione, che può dare origine a una nuova collaborazione.

Basta quindi creare una riunione su una piattaforma, come Zoom, inviare il link via mail a una lista di contatti ed è fatta? Assolutamente no, anzi questo è il primo passo verso la disfatta. Per organizzare un evento digitale nel migliore dei modi bisogna seguire una serie di passaggi chiave. Vediamo quali sono i principali.

1. PREPARA IL TUO PUBBLICO

Cosa vuol dire? Significa creare un evento coerente con quello che si attendono le persone da noi, in base alla nostra preparazione e alle aree di interesse. Il nostro profilo LinkedIn, ad esempio, è impostato in maniera professionale e cerca di parlare alle persone interessate agli argomenti che noi trattiamo: un avvocato si rivolgerà ai suoi clienti attuali o a quelli futuri, discutendo argomenti legali. È utile in questo caso aumentare il numero dei nostri contatti, includendo le persone che potrebbero entrare a far parte della nostra clientela, e solo dopo, una volta raggiunta una certa soglia critica, proporre un evento digitale.

2. CREA CONTENUTI EFFICACI E INTERESSANTI

Il secondo passaggio da compiere prima di arrivare all’evento digitale è creare contenuti efficaci e che siano di interesse. In pratica? Per cominciare, proporre sui nostri profili social articoli di argomento professionale, ben scritti e curati. Si pensa spesso che tutti siano in grado di scrivere, ma non è così: solo seguendo le indicazioni di un esperto è possibile creare contenuti efficaci, in grado di catturare l’attenzione del lettore.

Per tornare all’esempio di prima, un avvocato può decidere di trattare contenuti di
argomento legale in articoli che possano interessare i suoi potenziali clienti, non
certo i colleghi avvocati. Allo stesso modo, un consulente finanziario potrà parlare
dei problemi che di solito gli presentano i suoi assistiti, e del modo in cui li va a
risolvere. A essere inefficaci sono i contenuti generici: bisogna sempre scrivere
focalizzandosi sugli interessi del cliente, che sia già acquisito o potenziale.

3. IDENTIFICA IL TUO TARGET

 

Nel momento in cui creiamo una riunione o un evento online, la piattaforma può chiederci se vogliamo inserire i nostri contatti nella lista dei collegamenti ai quali inviare l’invito. La risposta deve essere NO. I contatti non sono il target per tutti gli eventi che organizziamo. Questa regola vale per tutti gli eventi: bisogna avere ben chiara la tipologia di persone con le quali vogliamo parlare. Il punto di partenza è sempre la consapevolezza: il nostro primo evento digitale deve essere rivolto ai nostri clienti esistenti, a chi già ci conosce.

Questoperché bisogna dare un segnale della nostra presenza a chi già ha a che fare con noi, prima ancora di andare a cercare le persone che non conosciamo. Da questo punto di vista con la pandemia si è registrata una tendenza che ha stupito molti
osservatori, e cioè che gli over 60 sono molto interessati agli eventi online.
Trascorrendo molto tempo in casa sono infatti molto attivi in Rete, e hanno molta
voglia di partecipare a questi appuntamenti e stabilire nuovi contatti.

 

Consigli Pratici

 

 

Dopo aver fornito alcuni consigli per organizzare al meglio i nostri eventi digitali,  eccoci ora con nuovi suggerimenti pratici per impostare gli eventi.

 

 

 

Prepara il tuo set

 

Quante volte ci è capitato di accendere la piattaforma che usiamo per le videochiamate – Zoom, Teams o altri, ne parleremo più avanti! – e accorgerci di avere sullo sfondo la tv accesa sui cartoni animati, i giochi dei bambini, le foto del mare, mentre la luce che arriva di lato ci fa somigliare a Dracula. Ed ecco che allora è opportuno seguire alcune regole base che ci aiutino a sembrare più professionali. La soluzione più semplice è usare un finto sfondo, ma non è l’unica.

Bisogna cercare in primis di posizionarci in un posto della casa silenzioso, uno studio o una stanza dove possiamo trascorrere un po’ di tempo senza essere disturbati; poi dobbiamo accertarci di aver tolto la suoneria del cellulare e disattivato le notifiche di mail e messaggi. Infine, ma non certo per importanza, un accorgimento fondamentale: la telecamera deve essere posizionata ad altezza occhi.

Questa è certamente la parte più ostica: consigliamo quindi di usare un bel rialzo, un supporto in metallo che si può modulare in altezza per adattarsi a ogni esigenza. Con questo accorgimento cambierà immediatamente il nostro approccio con chi ci guarda: potremo stabilire con l’interlocutore un’empatia diversa, e questo vale non solo per gli eventi, ma anche per le videocall. La luce deve arrivare di fronte e non da dietro, e l’ultimo consiglio è di investire una ventina di euro per acquistare un microfono a filo che si possa collegare al pc, ovviamente facendo in modo che il filo non si veda.

 

Fatti vedere

 

Anche se ci troviamo in casa nostra, se organizziamo un evento digitale non si può pensare di non comparire in video: sarebbe un segno di grande scortesia nei confronti dei partecipanti. Bisogna però allestire il giusto sfondo e curare anche l’abbigliamento: magari non indosseremo giacca e cravatta come in ufficio, ma un look business casual, come un gilet e una camicia, andrà benissimo e darà un’impressione di pulizia, ordine e professionalità. Quello che i nostri clienti si aspettano da noi è appunto un approccio professionale.

 

Prepara il tuo discorso

 

Una volta sistemata l’immagine e individuato il target a cui vogliamo rivolgerci, il consiglio è di preparare un discorso. Sembra facile, ma non lo è: non bisogna scrivere un copione, perché si vedrebbe benissimo che stiamo leggendo, né imparare il discorso a memoria, perché anche in questo caso i partecipanti se ne accorgerebbero.

La base di partenza dovrebbe essere il fatto che il nostro evento riguarda l’attività lavorativa che svolgiamo abitualmente, e tutti siamo o dovremmo essere capaci di raccontare quello che facciamo nel nostro lavoro. Ma se proprio non riusciamo a fare a meno del copione il suggerimento è di lavorare con le parole chiave, i concetti che evidenziano i punti salienti del discorso. Va bene preparare delle slide, ma non bisogna mostrare solo quelle: nella maggior parte degli eventi digitali si vede una persona minuscola e sullo sfondo queste enormi schermate, ma non dobbiamo dimenticare che l’empatia si costruisce con il volto.

 

Controlla la durata

 

I contenuti del nostro evento digitale devono essere brevi, ma non troppo: è necessario infatti spiegare e argomentare con coerenza il tema dell’appuntamento. Una buona regola per gestire i tempi è contingentare gli interventi in slot da due minuti ciascuno, una tecnica che all’estero viene usata spesso anche nelle riunioni dal vivo. Anche le interviste andrebbero contenute entro i tre minuti, salvo casi particolari. La durata totale dell’evento non deve superare i trenta minuti. Se ci sono molti ospiti, bisogna provare a ridurne il numero: costringere le persone a stare così a lungo davanti a uno schermo può essere controproducente.

 

Scegli la piattaforma giusta

 

Molte aziende hanno il problema di dover utilizzare piattaforme proprietarie. Tra le principali in commercio, Skype è la più usata ma è tecnicamente svantaggiata dal fatto di non poter usare grafiche. Nella “scala” delle preferenze seguono Teams e Webex, molto usata anche da utenti istituzionali. Ma se vogliamo che i nostri eventi vengano seguiti dal più ampio pubblico possibile il consiglio è di non complicarci la vita e ricorrere alla piattaforma per eccellenza, cioè Zoom: ha molti difetti ma tutti sanno usarla, e questo è molto importante per chi organizza eventi digitali.

 

Resta in contatto con i clienti dopo l’evento

 

Questo è il bello degli eventi digitali: dopo la fine dell’appuntamento possiamo rivedere la registrazione, usarla per ricavarne delle clip o per raccontare in un post di cosa si è parlato, insomma dare vita al nostro evento in vari modi e mantenere il suo valore di interazione con il pubblico anche a lungo, fino a sei mesi.

 

Effetto wow

 

Per rendere unico il nostro evento, il suggerimento è di fare qualcosa che faccia capire ai partecipanti che stanno entrando in un mondo diverso, legato anche all’intrattenimento, che segni uno stacco netto rispetto al “tempo ufficio”. Una bella grafica o una sigla sono accorgimenti di sicuro effetto: l’immagine visiva che percepisce chi si trova davanti allo schermo è fatta al 90% dalla prima impressione, e solo al 10% dal contenuto. La capacità di stupire è quindi importantissima.